Image courtesy of pakorn at FreeDigitalPhotos.net

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Pregunto en clase a los directivos del Programa de Alta Dirección en Digital Business (PADDB+) de The Valley: ¿Cómo archivabáis y guardáis digitalmente documentos personales, direcciones webs, música, contactos, vídeos, etcétera…? Ya intuía que la respuesta iba a ser caótica, como caótica es casi siempre la manera en que tú y yo solemos almacenar todos nuestros documentos y datos digitales: Disco duro del PC, iCloud, disco o pendrives extraíbles, Dropbox, Google Drive, Servidor, tarjeta del móvil, Skydrive, aplicaciones que están en la nube…

El maremágnum que a veces tenemos en nuestros dispositivos viene determinado por varios factores. Por un lado, somos fruto de nuestro pasado, un pasado monopolizado por Microsoft, donde todos utilizábamos lo que había: Word, Excel y Power Point y sólo en el ordenador. Por otro lado, somos fruto de nuestro aprendizaje, un aprendizaje que hacemos normalmente con hijos, sobrinos, amigos y colegas que nos enseñan a usar alguna nueva herramienta digital en el PC, tablet o móvil. En último lugar, somos fruto de nuestro descubrimiento, que nos lleva a leer e investigar sobre nuevos modos de ser más eficientes con las aplicaciones en los distintos dispositivos.

Entre lo que tenemos, lo que aprendemos y lo que descubrimos, vamos haciendo un almacén de aplicaciones útiles pero verdaderamente caóticas que a la hora de la verdad nos cuesta controlar y, ya no digamos, sincronizar entre el móvil, el tablet y el PC ¡Y esto no ha hecho nada más que empezar!

Si en el futuro quieres mantener cierto orden, control y seguridad sobre la información para ser más eficiente, ahí van algunas pistas:

1. No te dejes llevar por la emoción ni por el entusiasmo de tu hijo ni de tu mejor amigo cuando te compres un dispositivo nuevo. Analiza por qué quieres y para qué necesitas un sistema operativo concreto (iOs, Android, Microsoft…), cuáles son las ventajas y desventajas al sincronizarlo con el resto de tus dispositivos.

Un ejemplo habitual es el del Ipad. Son muchos profesionales los que aún se sorprenden al no poder editar sus documentos de Word, Excel y Power Point en el Ipad o no poder subir este tipo de documentos a iCloud. Como siempre, hay alternativas pero hay que conocerlas. Prueba a descargarte en el Ipad alguna de estas aplicaciones que a mí me funcionan para editar Office: CloudOn, Office2Plus o Quickoffice.

Como alternativa a la nube de iCloud, donde sólo puedes subir documentos de Apple (Page, Number y Keynote), existe por ejemplo Google Drive, Dropbox o SugarSync.

2. Soy partidaria de probar aplicaciones pero normalmente, antes de lanzarme a utilizar una nueva definitivamente, me pregunto: ¿Para qué la voy a usar? ¿Sustituye o es compatible con alguna que estoy utilizando y donde ya he guardado alguna información? ¿Es accesible desde cualquiera de mis dispositivos: móvil, tablet y PC? Con esas preguntas, corro menos riesgo de tener aplicaciones inútiles y mi información desperdigada por todas ellas.

3. Aunque la nube es el mejor de los descubrimientos para los profesionales que nos movemos de un lugar a otro y necesitamos acceder continuamente a la información que almacenamos, yo me inclino además por tener una copia de seguridad en un disco extraíble de gran capacidad. Hoy es muy fácil hacer este tipo de copias o back up con aplicaciones como Time Machine. De momento soy prudente y hago copia cada cierto tiempo de la información en la nube porque pienso que si un día desaparece será difícil reclamar a un tercero en paraíso desconocido que me da un servicio gratis.

Hoy, más que antaño, es difícil mantener cierto orden en nuestra información digital personal y profesional porque la documentación y las aplicaciones donde podemos almacenarlas se multiplican. Pero no hay excusa para quienes teniendo cientos y miles de datos digitales, acaban perdiéndolos porque no han copiado o sincronizado toda la información.

No te puedes ni imaginar los amigos que me lloran a diario porque han perdido el smartphone o la tableta y con estos los datos que iban dentro. ¡Y no doy crédito a que esto pase en plena era de la digitalización! Pero pasa, ya lo creo que pasa.

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